Dokumente Scannen

Wie scanne ich ein Dokument ein?

Ein weiterer Punkt in der Kategorie „Tipps&Tricks“ ist der Punkt „wie scanne ich ein Dokument ein?“. Denn wer Dokumente scannen und archivieren möchte, steht selbstverständlich vor keiner unlösbaren Aufgabe. Dennoch gibt es Dinge, die du beachten solltest, wenn du Dokumenten einscannen möchtest. Angefangen bei den verschiedenen Scannertypen gibt es schon Unterscheidungsmerkmale. Zu aller erst benötigst du natürlich einen Scanner, der dir im Idealfall so viel Arbeit wie möglich abnimmt und so schnell wie möglich arbeitet. Auf unseren verschiedenen Ratgebern, findest zu Scannern, Dokumentenscannern, Diascannern und Flachbettscannern die Produkte.

Dokumente scannen – Tipps & Tricks

Das Einscannen von Dokumenten ist nicht einfach, aber auch nicht schwer. Du solltest ein paar wenige SachenDokumente scannen und Wie scanne ich dokumente ein beachten, um zu verhindern, dass deine Daten, deinen gesamte Speicherplatz einnehmen. So solltest du z.B. Textdokumente als Gif und Fotos als JPG abspeichern. In unseren Berichten hat sich herausgestellt, dass hierfür am wenigsten Speicherplatz benötigt wird. Falls du nicht zwingend Farbdokumente benötigst, empfiehlt sich das Abspeichern von Schwarz/Weiß Dokumenten ebenfalls. Zu guter Letzt hilft es, Dokumente nicht über 300 dpi abzuspeichern und im Idealfall als PDF Sammeldokument. So kannst du viele Dokumente scannen und brauchst keine Angst um deinen Speicherplatz haben – Digitalisierung von Dokumenten im 21. Jahrhundert.

Um Ordnung zu wahren, die du auf jeden Fall brauch wirst, denn du viele Dokumente scannen möchtest, raten wir dir von Anfang an ein Struktursystem beizubehalten. Dabei gibt es keine Patentlösung. Unsere Empfehlung ist, die Scans nach Tagen zu benennen und die Kartei über die zeit dann mit Wochen und Monaten zu versehen. Hierbei hilft dir auch eine OCR Texterkennung, die dir ein Verzeichnis anlegt, wenn du deine Dokumente scannst. Diese Texterkennung ist bei den meisten neuen Scannern installiert. Über dieses Verzeichnis kannst du deine Dokumente nun in einer Volltextsuche suchen und in den allermeisten Fällen auch finden. So sollte dir kein gescanntes Dokument verloren gehen – Einscannen von Dokumenten für Profis.

Dokumente scannen und archivieren – als PDF

Besonders praktisch ist es, Dokumente direkt in eine PDF-Datei zu scannen, da man so eine Menge Zeit sparen kann. Auch das ist in der Praxis schnell erledigt. Wenn du in deine Software gehst, ein Dokument eingelegt hast, solltest du den Reiter „Scannen“ oder „Einscannen von Dokumenten“ finden. Hierunter fällt dann ein Reiter, der dir die verschiedenen Scanmöglichkeiten aufzeigt. Dieser wird meistens „Werkzeuge“ genannt. Jetzt findest du den Punkt „PDF-erstellen“. Nun kannst du bequem Dokumente scannen und archivieren, die dann allesamt in einer PDF-Datei gesammelt werden, die du dann z.B. als E-Mail versenden kannst.

Manche Scanner bieten dir auch die Möglichkeit, das PDF-Format direkt über die Bedienung auswählen zu können. Im Regelfall befindet sich dafür ein eigener Knopf auf der Frontseite des Gerätes. Das Einscannen von Dokumenten und in einer PDF-Datei speichern war noch nie so einfach wie heute.

Dokumente scannen – per App

Der Zukunftstrend „Smartphones“ hat sich natürlich auch bei den Scannern breit gemacht. Dokumente scannen und archivieren per App wird immer beliebter. Außerdem ist es viel einfacher z.B. Kassenzettel mit einer App zu scannen, wenn der Scanner dafür nicht kompatibel ist – Dokumenten scannen leicht gemacht. Denn die Vorgehensweise ist nicht schwer, wenn man sie einmal begriffen hat. Zuerst greift die App auf deine Fotokamera zu. Wenn du noch keine Scanner App hast, solltest du dir hier unsere besten Scanner Apps ansehen. Dann kannst du einen Bereich fixieren, was meistens über ein ziehbares Rechteck oder ähnliche Technik geschieht.

Daraufhin wird das Dokument erstellt. Je nach Preis und Entwickler werden nun noch verschiedene Verbesserungsmöglichkeiten an dem jeweiligen Dokument vorgenommen. Darunter fallen z.B. Kontrastanpassungen oder eine Text,- und Zeichenerkennung – Eine echte Hilfe bei der Digitalisierung von Dokumenten.

Wenn du keine Dokumente mehr scannen möchtest, kannst du die Jetzigen über dein Smartphone in einem der gängigen Cloud-Services ablegen und dann von deinem Rechner darauf zugreifen. Möchtest du weitere Dokumente scannen und archivieren, kannst du diesen Vorgang so oft du möchtest wiederholen.

Dokumentenscanner

Willst du mit einem Dokumentenscanner arbeiten, solltest du zunächst sicher gehen, dass das Gerät einen festen Stand hat. Nun befindet sich der Papiereinzug meistens am oberen Ende des Scanners. Hier kannst du bis zu 50 Papiere auf einmal reinlegen, was von deinem Scanner abhängt. Dokumente scannen und archivieren ist hier nicht weiter schwer. Du wählst entweder den automatischen Knopf aus, der festgelegte Einstellungen auf den Scan anpasst und überträgt oder du nutzt eines deiner eigens angelegten Scanprogramme, welche du ebenfalls über die Knopfbedienung abrufen kannst – Einscannen von Dokumenten leicht gemacht.

Diascanner

Bei Diascannern ist dieser Vorgang schon anders. Wer hier Dokumente scannen möchte, sollte erst einmal drauf achten, dass die Dias ohne Rahmen sind. Die wenigsten Scanner nehmen diese Formate an. Nun kannst du die Dias meistens in eine Scanschiene integrieren und diese dann in den Scanner stecken. Per Knopfdruck kannst du nun bequem Dokumente scannen und archivieren, die du hinterher auf dem eingebauten Display bearbeiten kannst.

Flachbettscanner

Bei einem Flachbettscanner läuft es ähnlich, wie bei einem Dokumentenscanner. Allerdings musst du hier einen Deckel öffnen und das Papier mit der richtige Seite herein legen, um Dokumente vollständig zu scannen. Auch hier kannst du wieder zwischen verschiedenen Auswahlen und Modi wählen oder deine eigenen Scannprogramme benutzen – Digitalisierung von Dokumenten leichter als gedacht.

Digitalisierung von Dokumenten – Warum?

Durch diesen Artikel solltest du eine Antwort auf die frage „Wie scanne ich ein Dokument ein?“ gefunden haben. Nur was bringt dir das jetzt. Auf jeden Fall kannst du sagen, dass du mit einem Online Archiv wesentlich flexibler bist. Dokumente per Volltextsuche auszuwählen ist einfach viel schneller als in den Aktenschränken nachzusehen. Auch sparst du viel mehr Platz, wenn du deine Dokumente scannen und archivieren kannst und diese dann vernünftig archivierst.

Kurz und knapp: die Digitalisierung von Dokumenten spart Zeit und Mühen. Und vom Ersterem wird man in Zukunft immer weniger zur Verfügung haben. Daher raten wir von www.dokumentenscanner-tests.de dir auch bei der Digitalisierung von Dokumenten zu den hier beschrieben Schritten und Tipps.

Vielen Dank für deine Aufmerksamkeit. Falls du noch gar keinen Scanner besitzt, mit dem du Dokumente scannen und archivieren könntest, empfehlen wir dir ein Produkt au unserem allumfassenden Dokumentenscanner Rateber.